Leestijd: 5 minuten
Toen ik in de kerstvakantie van mijn bestuursjaar in aanraking kwam met de methode van Getting Things Done besloot ik het in één keer te implementeren. Ik ben de laatste vrijdag van de kerstvakantie naar het bestuurshok gegaan en heb ik een “grote schoonmaak” gedaan. Ik schreef alles uit mijn hoofd (verzamelen) en verwerkte en organiseerde het vervolgens. Daardoor begon ik met een opgeruimd hoofd én een up to date en werkend systeem aan mijn jaar. Zie het als de grote broer van wekelijks onderhoud.
De eerste stap was verzamelen: Alles wat nog aandacht vergde schreef ik op postits en gooide ik op een stapel. Ook alle fysieke troep van mijn bureau gooide ik op deze stapel. Ik schreef twee uur alles uit mijn hoofd (mindsweep). Hiervoor heb ik het volgende gedaan:
- Alle openstaande en afgeronde todo’s langsgelopen
- Mijn opschrijfboekje en notities nagelopen.
- Alles wat niet op de juiste plek stond, wat nog opgeruimd moest worden opgeschreven of op de stapel gelegd.
- Ik ben al mijn mail van augustus tot en met december door gaan kijken of er nog iets onder mijn aandacht kwam wat moest gebeuren.
- Alle commissies waar nog losse eindjes waren en projecten waar nog geen duidelijk vervolg voor was schreef ik op.
- Aan de hand van een triggerlijst heb ik alles uit mijn hoofd geschreven. (voorbeelden triggerlijsten: Privé, Werk)
Dit was het mindsweep-gedeelte. Daarna werd het echt leuk en mocht ik het gaan verwerken aan de hand van het leegdiagram. Bij sommige dingen die ik had opgeschreven was het snel opgeschreven als actie en aan de actielijst toegevoegd. Sommige acties op de post-its deed ik direct vanwege de twee-minutenregel. Maar doordat ik nog niet geoefend was in het proces en de twee-minutenregel duurde het uiteindelijk nog drie uur om alle 400 post-its te verwerken.
Na nog eens een tijdje mijn actielijsten te (her)organiseren was ik klaar. Ik had het heerlijke gevoel dat ik alle losse eindjes in het vizier had. Alles stond op mijn nieuwe externe harde schijf en ik genoot direct van de ruimte in mijn hoofd. Ik ben in mijn bestuursjaar nooit meer zo lusteloos de dag door gegaan als de dagen voor de kerstvakantie.
Als je er helemaal doorheen zit en het overzicht kwijt bent kun je dit ook doen. Of wanneer je het systeem in één keer volledig wilt implementeren na de training. Het hoeft ook niet zo lang te duren als ik hierboven schets. Maar elk beetje mindsweep helpt al om meer ruimte te creeëren in je hoofd. Het is eigenlijk één groot wekelijks onderhoud. Heerlijk 🙂