Geüpload: 08/10/2020
Laatst aangepast: 13/06/2023
Leestijd: 8 minuten
Sinds september 2020 lees ik [Mathijs] mijn mail alleen op maandagmiddag, woensdagmiddag of vrijdagmiddag. Dit resulteert in een totaal van niet meer dan drie uur per week mails verwerken. Daardoor is de output van mijn week veel groter geworden. Lees hier wat mijn vuistregels zijn:
- Mails verwerken clusteren/batchen (notificaties dus uitzetten)
- Niet in de ochtend mailen (dit is mijn focus-piektijd)
- Mails die meer dan 2 minuten werk vereisen worden een taak
- Lees en verwerk mails van boven naar beneden (niet valsspelen)
- Mail proactief en wees to-the-point
Elk punt heb ik hieronder toegelicht:
Mails Clusteren: Driemaalweeks mailen
In de zomer van 2020 besloot ik na het lezen van het book Deep Work van Cal Newport om mails lezen en beantwoorden te gaan ‘batchen’. Dat betekent het in één keer verwerken van meerdere mails in plaats van direct zodra een mail binnenkomt.
Hoewel ik mijn mailnotificaties al heel lang uit had staan viel ik toch meerdagelijks ten prooi aan mijn mail. Om bij mijn agenda te komen moest ik namelijk langs mijn mailbox… En als er dan een mail in mijn inbox stond, dan dacht ik vaak één van de volgende dingen:
- Oh, waarom ontvang ik een mail van haar? Nu ben ik benieuwd!
- Ah, wat een snelle reactie! Als ik nu alvast reageer dan heb ik sneller resultaat 🙂
- Ik heb de mail toch al gelezen, beter om dan even snel reageren.
Elke keer dat ik met bovenstaande excuses aan de haal ging, voelde ik me achteraf schuldig. Ook al wist ik dat het niet slim was om te doen. Vaak ging het ook gepaard met een minder voldaan gevoel aan het einde van de dag. Op de minst voldane dagen lukte het me zelfs niet om geplande taken af te maken doordat mijn werkdag versnipperd werd door alle e-mails.
Na kort beraad ten gevolge van Deep Work besloot ik dit probleem aan te pakken. Heel concreet heb ik het volgende gedaan:
- In mijn agenda drie blokken van vier uur ingepland waarbinnen ik elke week probeer mijn mail te lezen en verwerken. Wekelijks zoek ik binnen deze vier uur een passend moment van een uurtje, afhankelijk van andere afspraken.
- In de handtekening van mijn mail aangegeven dat ik mijn inbox maar op drie dagen lees. Hierin heb ik ook aangegeven hoe ze me kunnen bereiken als het urgent is.
- Mijn outlook heb ik zo ingesteld dat hij opent met de agenda in plaats van de inbox. (lees hier hoe dit bij Outlook kan)
- Als ik voor een project een mailtje moet sturen, zet ik de taak op een specifieke lijst die ik ook tijdens de mailmomenten uitvoer.
- Tussendoor kijk ik NIET op mijn inbox.
Het was afkicken en nog steeds verbreek ik sommige regels af en toe. Wanneer ik me er goed aan houd, geeft het een heerlijk gevoel. Aangezien ik tussendoor niet kijk, weet ik ook niet wat voor spannends me te wachten staat. Hoewel het tijdens het verwerken soms even doorbijten is om alle mails door te werken, is de beloning dat ik achteraf 47 uur niet meer aan mijn mailbox hoef te denken.
Wil je dit ook toepassen met meer clusters? Dat kan natuurlijk ook. Doe het dan bijvoorbeeld één tot drie keer per dag. Als mensen je echt urgent nodig hebben, bellen ze wel. Succes en geniet ervan!
Mail verwerken
Wanneer (niet): tot 11:00 ben ik het beste in focussen en ben ik het creatiefst. Het liefst open ik mijn mail dus niet tot die tijd. Het zou zonde zijn van mijn helderheid. Nog liever verwerk ik mijn mails zelfs pas na de lunch aangezien dit prima kan tijdens mijn after-lunch-dip.
tweeminutenregel: Vaak als je een volle mailbox gaat verwerken ben je een aantal uur bezig. Dit komt niet per se door de hoeveelheid mails, maar doordat we ook direct de taken uitvoeren. Zelfs als er belangrijkere (niet leukere) taken op je takenlijsten staan. Dus als ik mijn mail verwerk en ik moet langer dan twee minuten nadenken over een reactie of ik moet eerst nog iets uitwerken, dan schrijf ik die taak op mijn takenlijsten. Soms is kort reageren dat je het hebt gelezen en later de taak uitvoert handig.
Van boven naar beneden (of andersom): Lees jij ook het liefst de leukste mailtjes eerst? Logisch natuurlijk! Geef hier niet aan toe, want dan blijft de lastigste of saaiste taak over voor het laatst. Lees en verwerk je mail van boven naar beneden, zonder eerst te spieken. Je zult doorhebben dat dit zelfs motiveert om de lastige taken goed en snel te verwerken. Daarna mag je namelijk die leuke of spannende mail lezen…
Een extra tip hierbij, is om mails automatisch te laten clusteren als conversaties, waarbij alle replies over één onderwerp onder elkaar komen te staan. Zo zorg je ervoor dat als je eerst oude mails verwerkt en langzaam naar de nieuwste toewerkt, je niet reageert op een conversatie die alweer een vervolgreactie heeft.
Proactief mailen
Als je maar drie keer per week je mail leest, moeten de mails die je stuurt ook duidelijk en volledig zijn. Ik neem daarom meer de tijd voor het schrijven van e-mails dan eerst. Ik denk altijd goed na over hoe de ontvanger het zal lezen én hoe ik bijvoorbeeld de vervolgvraag al voor kan zijn. Ik merk dat ik hiermee juist tijd win, doordat er veel minder op en neer gemaild hoeft te worden.
Een voorbeeld:
Beste Ben,
Vorige week sprak ik je op de samenkomst van X. Gisteren ontstond het idee bij mij om Y. Lijkt het je leuk om dit met een lunch op mijn kosten te bespreken?
Mocht je geïnteresseerd zijn: zou je het dan volgende week maandag, dinsdag of vrijdag tijdens een lunch (12:30-13:30) kunnen en willen bespreken?
Mocht je niet kunnen op de voorgestelde momenten, dan hoor ik graag binnen welke tijdsspanne je wel beschikbaar bent, eventueel voor koffie in plaats van lunch. Voel je ook vrij me te bellen om een afspraak te maken.
Groet Mathijs
Een aantal gepresenteerde principes heb ik opgepikt uit het boek Deep Work van Cal Newport.