Geüpload: 08/10/2020
Laatst aangepast: 15/11/2021
Leestijd: 8 minuten
Sinds september 2020 lees ik [Mathijs] mijn mail alleen op maandagmiddag, woensdagmiddag of vrijdagmiddag. Dit resulteert in een totaal van niet meer dan drie uur per week mails verwerken. En mijn output is veel groter geworden. Lees hier wat mijn vuistregels zijn:
- Mails verwerken clusteren/batchen (notificaties dus uit!)
- Niet in de ochtend mailen (dit is mijn focus-piektijd)
- Mails die meer dan 2 minuten werk vereisen worden een taak
- Lees en verwerk mails van boven naar beneden (niet valsspelen!)
- Mail proactief en wees to-the-point
Elk punt heb ik hieronder toegelicht:
Mails Clusteren: Driemaalweeks mailen
In de zomer van 2020 besloot ik na het lezen van het book “Deep Work” van Cal Newport om mails lezen en beantwoorden te gaan ‘batchen’. Dat betekent het in één keer verwerken van meerdere mails in plaats van direct als je ze binnenkomen.
Hoewel ik mijn mailnotificaties al heel lang uit had staan viel ik toch meerdagelijks ten prooi aan mijn mail. Om bij mijn agenda te komen moest ik namelijk langs mijn mailbox… En als er dan een mail in mijn inbox stond, dan dacht ik vaak één van de volgende dingen:
- Oh shit, waarom ontvang ik een mail van haar? Nu ben ik toch wel benieuwd!
- Ah, wat een snelle reactie! Als ik nu alvast reageer dan heb ik sneller resultaat 🙂
- Ik heb de mail toch al gelezen, beter toch maar even snel reageren.
Elke keer dat ik met bovenstaande excuses aan de haal ging voelde ik me achteraf schuldig. Ik wist dat het niet slim was om te doen. Het ging ook vaak gepaard met een minder voldaan gevoel aan het einde van de dag. Op de minst voldane dagen lukte het me niet om de geplande taken te doen doordat mijn werkdag versnipperd werd door emails.
Na kort beraad ten gevolge van ‘deep work’ besloot ik dit aan te pakken. Heel concreet heb ik het volgende gedaan:
- In mijn agenda drie blokken van vier uur ingepland waarbinnen ik elke week probeer mijn mail te lezen. Wekelijks zoek ik binnen deze vier uur een passend moment van een uurtje, afhankelijk van andere afspraken.
- In mijn handtekening van mijn mail aangegeven dat ik mijn inbox maar op drie dagen lees. En hoe ze me kunnen bereiken als het urgent is.
- Mijn outlook zo ingesteld dat hij opent met de agenda in plaats van de inbox. (lees hier hoe)
- Als ik voor een project een mailtje moest sturen zette ik de taak op een specifieke lijst die ik ook tijdens de mailmomenten uitvoerde.
- Tussendoor keek ik NIET op je inbox.
Het was afkicken en ik heb vooral aan het begin wel eens de regels verbroken. Maar inmiddels geeft het een heerlijk gevoel om aan het verwerken van mijn mailbox te clusteren. Aangezien ik tussendoor niet kijk, weet ik dus ook niet wat voor spannends me te wachten staat. Tijdens het verwerken is het soms even doorbijten om alle mails door te werken. Maar de beloning is dat je achteraf 47 uur niet meer aan je mailbox hoeft te denken.
Wil je dit ook toepassen met meer clusters? Omdat je het gevoel hebt dat je anders belangrijke berichten mist of processen vertraagt. Doe het dan één tot drie keer per dag. Als mensen je echt urgent nodig hebben, bellen ze wel. Succes en geniet ervan!
Mail verwerken
Wanneer (niet): tot 11:00 ben ik het beste in focussen en het creatiefst. Het liefst open ik mijn mail dus niet tot die tijd. Het zou zonde zijn van mijn helderheid. Liever doe ik het zelfs pas na de lunch aangezien mails verwerken prima kan tijdens mijn after-lunch dip.
2-minuten regel: Vaak als je een volle mailbox gaat verwerken ben je een aantal uur bezig. Dit komt niet per se door de hoeveelheid mails, maar doordat we ook direct de taken gaan uitvoeren. En dat terwijl er waarschijnlijk belangrijkere (niet leukere) taken op je takenlijst staan. Als ik mijn mail verwerk en ik moet langer dan 2 minuten nadenken over een reactie of nog iets uitwerken, dan schrijf ik die taak op mijn lijst. Soms is kort reageren dat je het hebt gelezen en later de taak uitvoert voldoende. Als ik klaar ben met verwerken kan ik goed inschatten wat de belangrijkste/beste taak is om uit te voeren.
Van boven naar beneden (of andersom): Lees jij ook het liefst de leukste mailtjes eerst? Logisch natuurlijk! Maar geef hier niet aan toe want dan blijft het lastigste of saaiste over voor het laatste. Lees en verwerk je mail van boven naar beneden, zonder eerst te spieken. Je zult doorhebben dat dit zelfs motiveert om de lastige taken goed en snel te verwerken. Daarna mag je namelijk die leuke of spannende mail lezen…
Proactief mailen
Als je maar drie keer in een week je mail leest moeten de mails die je stuurt ook direct volledig zijn. Ik neem nu meer de tijd voor het schrijven van e-mails. Ik denk altijd goed na hoe de ontvanger het zal lezen én hoe ik bijvoorbeeld de vervolgvraag al voor kan zijn. Ik merk dat ik hiermee juist tijd win, doordat er veel minder op en neer gemaild hoeft te worden.
Een voorbeeld:
Beste Ben,
Vorige week sprak ik je op de samenkomst van X. Gisteren ontstond het idee bij mij om Y. Lijkt het je leuk om dit met een lunch op mijn kosten te bespreken?
Mocht je geïnteresseerd zijn: Zou je het dan volgende week maandag, dinsdag of vrijdag tijdens een lunch (12:30-13:30) willen bespreken?
Mocht je niet kunnen op die momenten, dan hoor ik graag op welke tijdsspanne je wel beschikbaar bent. Voel je ook vrij me te bellen om een afspraak te maken.
Groet Mathijs
Een aantal gepresenteerde principes heb ik opgepikt uit het boek Deep Work van Cal Newport.