Leestijd: 8 minuten + 12 minuten video
Onderstaande video geeft een inleiding over de takenlijsten.
Deze pagina kun je gebruiken tijdens het opzetten van je takenlijsten. Het kan ook leuk zijn om op een later moment deze pagina opnieuw door te nemen. Misschien krijg je dan weer nieuwe inspiratie.
Alle onafgeronde taken schrijf je uit je hoofd, op de inboxlijst. Wanneer je niets hebt gepland in de agenda, ga je naar je actielijsten. Er zijn ook andere soorten (taken)lijsten, te zien in onderstaande afbeelding. Ik raad je aan deze extra lijsten alleen te gebruiken als je denkt dat het voor jou iets toevoegt. Begin zo simpel mogelijk, dan is implementeren makkelijker. Later kun je je takenlijsten makkelijk uitbreiden.
Voor een voorbeeldtakenlijst: Zie de opzet van deze voorbeeldtrello.
Inboxlijst
Een korte inleiding over de inboxlijst zie je in onderstaande video:
Actielijsten
Op het moment dat er niets in de agenda staat kijk je op deze actielijsten. Op de actielijsten zet je alle taken zonder deadline. Let erop dat je het als behapbare acties opschrijft. Je kunt slechts één actielijst gebruiken of je verdeelt hem in meerdere actielijsten. Een aantal voorbeelden hoe je het kunt verdelen zijn:
- Per rol/verantwoordelijkheden (vb: bestuursalgemeen – commissie X – persoonlijk -etc.)
- Vereiste energie/focus (vb: brak-normaal-focus)
- Duur (vb: kort-medium-lang)
- Prioriteit (vb: Hoog-middel-laag, of gebruik de eisenhowermatrix)
Hoe je de actielijsten noemt en de taken verdeeld is persoonlijk en verandert ook vaak. Schroom niet om de titels weer even om te gooien als het op de huidige manier niet goed werkt.
Liever een video?
Bonuslijst: Wachten op
Wanneer ik iemand een mail heb gestuurd of een verzoek heb gedaan zet ik het op mijn wachten op-lijst. Zo weet ik zeker dat ik tijdig check of ik eventueel een reminder moet sturen. Dat scheelt weer onthouden! Een aantal voorbeelden zijn:
- Wachten op: Heleen feedback op verslag
- Wachten op: Acquisitiemail naar SpaceX
Ik gebruik voor de wachten-op lijst ook de “Due date”-optie waardoor de taak rood wordt op een bepaalde dag (vandaar het klokje in de afbeelding).
Bonuslijst: Bespreken met
Je zult vast een paar mensen hebben die je veel vragen stelt in een week. Hoe heerlijk zou het zijn als je deze vragen zou kunnen bundelen. Dat kan! Een lijst bestaande uit de namen van je bestuursgenoten, waar je alle vragen in een checklist of de beschrijving zet.
Je kunt ook voor terugkerende meetings een kaart/todo aanmaken. Zodat als je gedurende de week iets bedenkt of doet wat besproken moet worden, het daar geparkeerd kan worden.
Bonuslijst: Ooit/Misschien
De Ooit/Misschien lijst vind ik één van de mooiste dingen die er is. Het is dé verzamelplaats van alle creatieve en gekke ideeën die je gedurende je leven krijgt. Deze lijst kan je tijdens vakanties of vrije dagen helpen te bedenken wat je kunt doen. Voorbeelden kunnen zijn:
- Een busje aanschaffen en dan verhuren
- Films en boeken die me leuk lijken
- Wil ik vegan worden? Onderzoeken
- Spaans leren
Daarnaast kan het ook heel waardevol zijn om een plek te hebben waar je taken en projecten kunt zetten waar je waarschijnlijk toch niet aan toe gaat komen. Het is een betere plek dan confronterend lang op je actielijst staan.
Projecten/doelen
Tijdens het wekelijks onderhoud scan je deze lijst. Op de project/doelenenlijst kun je je kwartaaldoelen zetten en bijvoorbeeld een lijst met de vrienden en familie die je regelmatig wilt zien. Elk wekelijks onderhoud sta je dan even stil bij de vraag of je ook genoeg aandacht aan deze doelen en mensen besteed.
Voor een voorbeeldtakenlijst: Zie de opzet van deze voorbeeldtrello.
Is er nog iets niet duidelijk of heb je andere vragen? Laat het me weten!
De takenlijsten zijn geïnspireerd op het boek Getting Things Done.