Leestijd: 10 minuten
Door de juiste taken op het juiste moment te plannen kun je meer resultaat behalen. Ten eerste kun je wisselingen verminderen, deze kosten namelijk tijd. Ten tweede kun je complexe taken op momenten plannen dat je veel energie en wilskracht hebt. Of je kunt deze wilskracht creëren door slimme trucjes. Ten derde en als laatste is het op lange termijn belangrijk dat je grenzen stelt voor jezelf om ook de volgende dag nog energie te hebben.
Verminder wisselingen
Als je hersenen moeten schakelen tussen soorten taken of soorten onderwerpen kost dit tijd. Je moet 1. De oudetaak een plek geven; 2. Informatie over de nieuwe taak ophalen en 3. Concentratie opnieuw opbouwen. De volgende tips kun je gebruiken om bij voorbaat wisselingen te verminderen.
Cluster soortgelijke taken:
- Lees en verwerk je mail op gezette tijden (daarbuiten niet!);
- Veel stukken lezen? Clusteren;
- Veel telefoontjes plegen? Cluster;
- Een wekelijks (factuur (st)uurtje.
Deel dag(del)en in per project:
- College vak X? Werk daarna direct aan het bijbehorende project;
- Commissievergadering in de lunch? Plan er voor of na direct tijd voor de bijbehorende taken.
- Plan een dag in voor alleen studie. Andere taken zijn verboden;
Creatieve en uitvoertaken scheiden.
- Plan hele dag(del)en voor het schrijven van verslagen of programmeren;
- Lukt een probleem oplossen niet? Ga geen snelle taakjes doen – neem (lang) pauze zonder nieuwe informatie op te nemen.
Actie: Open je agenda en maak voor een aantal weken een terugkerende afspraak met jezelf voor één dagdeel: Dit dagdeel alleen werken aan [vak X/project X/Rol X].
Ken jezelf en je wilskracht
Elke dag is anders en brengt je nieuwe verrassingen. Echter zijn er patronen te herkennen in je wilskracht gedurende een ‘gemiddelde dag’. Leer deze kennen en plan de juiste taken op het juiste moment. En mocht het toch anders lopen, leer jezelf aan hoe je toch makkelijker begint aan belangrijke taken.
Ben je een ochtendmens of middagmens? Wanneer piekt je wilskracht vaak? En wanneer niet?
- Plan belangrijke taken op je piek;
- Plan en cluster makkelijke en leuke taken op je dal.
Eet eerst de groenten, dan de aardappelen en dan het vlees:
- Doe zo snel mogelijk die lastige/stomme taak die wel belangrijk is. De rest van de dag zul je zweven!
Voel je weerstand? Start makkelijk:
- Na de lunchpauze beginnen met een blok mails verwerken;
- Moeilijke mail sturen? Schrijf hem eerst en stuur hem pas later.
- Geen zin om te sporten? Doe alleen sportkleding aan.
Treat yourself:
Lastige taak? Gun jezelf een cappuccino in je favoriete koffietentje tijdens het werken.
Grote belangrijke brainstorm? Reserveer een mooie ruimte.
Een stok achter de deur:
- Vraag een collega/vriend om tegelijkertijd aan een belangrijke taak te werken (dezelfde taak óf aparte taken);
- Spreek af om samen te studeren;
- Zet in een mail of spreek uit dat je iets oplevert voor dag X.
Een dutje of een prutje? Ben je écht te moe en onproductief:
- Doe een powernap – zonder mobiel.
Geloof me: het betaalt zich terug.
Stel grenzen
Als je een druk leven leidt ken je het ‘nine to five’ stigma waarschijnlijk niet. Vaak zul je over moeten werken om de eindjes aan elkaar te knopen. Dit is een eindeloze spiraal aangezien het overwerken je de volgende dag onproductiever maken. En ook de volgende dag komen je taken niet voor 17 af.
Maak van overwerken de uitzondering:
- Stel een realistische eindtijd vast, zet hem in je agenda en houdt je eraan! Stop met je (onafgeronde) taak;
- Ben je productiever s’avonds? Werk dan overdag minder lang.
Actie: Probeer een week lang: a. je aan een vaste eindtijd te houden of b. elk uur na 17:00 werken dezelfde of de volgende dag vrij te nemen. Écht vrij, geen taken die wilskracht kosten.
Is er nog iets niet duidelijk of heb je andere vragen? Laat het me weten!
De gepresenteerde principes zijn gebaseerd op meerdere boeken over focus