Lees- en kijktijd: 25 minuten
Je agenda en verwachtingen
Dit onderdeel dient als herhaling van de training “Alles op een Rijtje”. De volgende sectie op deze pagina is extra materiaal.
Let op: ‘Uitvoeren van taken met een deadline’ uit het filmpje noem ik in de training ‘Voorbereidende taken’.
Onze tijd kunnen we niet ‘managen’, onze verwachtingen daarentegen wel. Daarom is het belangrijk om de agenda zo betrouwbaar en realistisch te maken als mogelijk. De hoofdregel is: wat je in je agenda zet is heilig. Dit geldt voor de volgende drie dingen in je agenda.
- Meetings en harde afspraken
- Reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd
- Het uitvoeren van voorbereidende taken
Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van hoe je dagen eruit kunnen komen te zien. Meetings zijn rood, die kunnen namelijk niet verplaatst worden. Reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd is groen, aangezien het waardevolle tijd is die je jezelf gunt. Geel zijn de voorbereidende taken.
Maandag:
- Wekelijks onderhoud staat maandagochtend als (terugkomende) harde afspraak/meeting (met jezelf). Dit om te voorkomen dat er overheen gepland wordt.
- Door de RvA-deadline van maandagmiddag zijn er maandag twee momenten waarop je de bijbehorende taken (ruim) inplant in de agenda.
- Extra tip: Check je Postvak-IN slechts drie keer per dag 😉 Noteer dat dit een taak zonder deadline is die wel in de agenda komt. Dit is een uitzondering 😉
Dinsdag:
- Dit is de dag waarop veel ruimte is om taken van de takenlijst op te pakken! Want: weinig meetings
- Om er verzekerd van te zijn dat je dinsdagochtend wel kunt gebruiken voor het doen van taken van je actielijsten kun je een afspraak met jezelf inplannen. Hier zal dan niemand overheen plannen.
- De activiteit “Met commissie X activiteit Z voorbereiden” behoeft geen (mentale) voorbereiding. Je moet hier vooral fysiek aanwezig zijn. Let wel op: om te voorkomen dat er toch een meeting tegenaan gepland wordt kun je toch schakeltijd inplannen.
Taken zonder deadline in je agenda
In het filmpje hieronder leg ik uit hoe je op dagelijkse basis een gedetailleerde planning kunt maken. Dit heet timeblocking.
Let op: ‘Uitvoeren van taken met een deadline’ noem ik in de training ‘Voorbereidende taken’.
Actie: Schrijf op een post-it welke ‘agendatactiek’ je gaat proberen en plak deze op je laptop/pc. Houd je hier minimaal een week aan.
Is er nog iets niet duidelijk of heb je andere vragen? Laat het me weten!
De agendaregels zijn geïnspireerd op het boek Grip.