Je agenda invulling geven
In onderstaande video vertel ik hoe je de agenda invult. Het is in principe geen aanvulling op het boek, maar meer een visuele herhaling. Er zijn drie annotaties bij het filmpje:
- Het is origineel opgenomen voor studentenbestuurders en vandaar praat ik over ‘BV’ als bestuursvergadering.
- Buffertijd en lunchtijd worden genoemd maar niet bij de samenvatting meegenomen. Communicatiekwartiertjes bespreek ik ook niet in dit filmpje.
- ‘Uitvoeren van taken met een deadline’ uit het filmpje noem ik in het boek ‘Voorbereidende taken’.
Hoe je agenda eruit zal zien
Hieronder geef ik een voorbeeld van hoe je dagen eruit kunnen komen te zien. Meetings zijn rood, die kunnen namelijk niet verplaatst worden. Reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd zijn groen, aangezien het waardevolle tijd is die je jezelf gunt. Geel zijn de voorbereidende taken. Uiteraard kan je de items zelf andere kleuren geven of helemaal geen kleuren toewijzen.
Notie: hier is wel communicatiekwartiertjes meegenomen, maar geen lunch- en buffertijd.
Een aantal leer- en besefmomenten die je uit bovenstaande agenda-invulling haalt zijn:
Maandag:
- Het wekelijks onderhoud (H9) staat maandagochtend als (terugkomende) harde afspraak/meeting (met jezelf). Dit om te voorkomen dat er overheen gepland wordt.
- Door de RvA-deadline van maandagmiddag zijn er maandag overdag twee momenten ingepland waarop je de bijbehorende taken (ruim) kan uitvoeren.
- Extra tip: Check je Postvak-IN slechts drie keer per dag 😉 Noteer dat dit een taak zonder deadline is die wel in de agenda komt. Dit is een uitzondering 😉
Dinsdag:
- Dit is de dag waarop veel ruimte is om taken van de takenlijst op te pakken! Want: weinig meetings
- Om er verzekerd van te zijn dat je dinsdagochtend wel kan gebruiken voor het uitvoeren van taken van je actielijsten, kan je een afspraak met jezelf inplannen. Hier zal dan niemand (ook jijzelf niet) overheen plannen.
- De activiteit “Met commissie X activiteit Z voorbereiden” behoeft geen (mentale) voorbereiding. Je moet hier vooral fysiek aanwezig zijn. Let wel op: om te voorkomen dat er toch een meeting tegenaan wordt gepland, kan je wel alsnog schakeltijd inplannen.
Het liefste alle taken inplannen?
In het filmpje hieronder leg ik uit hoe je op dagelijkse basis een gedetailleerde planning kunt maken. Dit heet timeblocking en wordt in H3 kort genoemd als methode van Cal Newport.