Deze pagina kan je gebruiken tijdens het opzetten van je takenlijsten. Het kan ook leuk zijn om op een later moment deze pagina opnieuw door te nemen. Misschien krijg je dan weer nieuwe inspiratie.
Voorbeeld takenlijsten
Let op: onderstaande video heb ik ingekort om het to-the-point te houden. Het weggeknipte deel is een uitleg van hoe je de takenlijsten gebruikt en hoe je het als SUB-taken schrijft. Dit lees je in het boek.
In de video laat ik Trello zien. Uiteraard kan je ook andere online takenlijsten tools gebruiken. Denk hierbij aan bijvorbeeld microsoft todo, todoist of google tasks.
Op het moment dat er niets in de agenda staat, kijk je op je actielijsten. Op de actielijsten staan alle taken zonder deadline. Let erop dat je alles als behapbare acties opschrijft (subtaken). Je kan slechts één actielijst gebruiken of je verdeelt de lijst in meerdere actielijsten. Een aantal voorbeelden van hoe je het kan opdelen zijn:
- Per rol/verantwoordelijkheden (vb: bestuursalgemeen – commissie X – persoonlijk -etc.)
- Vereiste energie/focus (vb: brak-normaal-focus)
- Duur (vb: kort-medium-lang)
- Prioriteit (vb: Hoog-middel-laag, of gebruik de eisenhowermatrix)
Hoe je de actielijsten noemt en de taken verdeelt is persoonlijk en verandert ook vaak. Schroom niet om de titels weer even om te gooien als het op de huidige manier niet goed werkt.
Voor een voorbeeldtakenlijst: zie deze voorbeeldtrello.
Extra lijsten
In onderstaande video komt onder andere de ooit/misschien lijst aan bod. Ook de laterlijst komt indirect aan bod onder de noemer ‘wachten op lijst’. Dat is hetzelfde, maar dan toegespitst op contacten leggen met anderen.
Ook laat ik twee extra, en optionele, lijsten zien die het boek niet hebben gehaald 🙂
Lees je liever, dan dat je video’s bekijkt: in de video leg ik vier extra lijsten uit die je mogelijk kunt gebruiken.
- Wachten op – Voor wanneer er een taak bij iemand anders ligt en je wilt dit niet vergeten. Bijvoorbeeld handig als je een bericht terug verwacht of een taak hebt gedelegeerd en na een tijdje diegene wil herinneren als het nodig is.
- Bespreken met – Dit is een verzamelplaats voor alle updates, vragen en discussiepunten die je met met iemand of tijdens een vergadering wilt bespreken.
- Ooit/misschien – Voor het parkeren van alle ideeën die niet relevant genoeg zijn voor op je actielijsten. Door deze lijst gaat je creativiteit en enthousiasme niet verloren.
- Doelen/projecten – Dit is een overzicht van al je lopende doelen en projecten zodat je elke week kunt nagaan of je je tijd in de juiste dingen stopt. Bijvoorbeeld tijdens het wekelijks onderhoud (H9)
Ik raad je aan deze extra lijsten alleen te gebruiken als je denkt dat het voor jou iets toevoegt. Begin zo simpel mogelijk, want dan is implementeren makkelijker. Later kun je de extra takenlijsten altijd nog toevoegen.
Voor een voorbeeldtakenlijst: Zie de opzet van deze voorbeeldtrello.
Eerste stappen Trello aanmaken
Wat is de basis als je voor het eerst online takenlijsten aanmaakt? Houd het simpel!
Gebruik een widget voor een parkeerlijst icoontje waarmee je elk los eindje direct naar je takenlijstenapplicatie stuurt (Trello iOS & Android).
Voor een voorbeeldtakenlijst: Zie de opzet van deze voorbeeldtrello.