Lees- en kijktijd: 20 minuten
Tot nu toe ging het over het inplannen en uitvoeren van taken. Het is van groot belang dat je de juiste taken doet. Een onnuttige taak heel goed uitvoeren is niet wat je wilt. Steven Covey, de ‘guru’ van persoonlijk leiderschap, schreef ooit: ‘Als de ladder niet tegen de goede muur staat, brengt elke stap die we zetten ons alleen maar sneller op de verkeerde plek.’
Het is dus belangrijk om te weten welke taken en doelen je in de juiste richting brengen. Allereerst is het belangrijk om je doelen en taken zo concreet mogelijk te formuleren. Hierdoor kun je beter nagaan wat je prioriteiten (zouden moeten) zijn. Vervolgens wil je vaak genoeg je doelen en taken onder de loep nemen en evalueren of de ladder nog goed staat. Zo creëer je focus op waarde creëren voor jezelf.
[5 min] In bovenstaand filmpje ga ik in op de vier stappen van makkelijker doelen behalen.
Doelen en taken formuleren
Het meest bekende principe omtrent doelen is het formuleren volgens de SMART-methode:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijd-gebonden
Het is een principe dat je zeker in je achterhoofd kunt houden maar om het simpel te houden stel ik het volgende format voor:
- Zorg dat je enthousiast van het doel wordt.
- Formuleer je doelen als wekelijkse doelen.
Het allerbelangrijkste is dat je enthousiast wordt van het doel – dat je intrinsiek gemotiveerd bent. We willen het namelijk dusdanig formuleren dat we er makkelijk mee aan de slag kunnen. Door hierop te letten zal je het waarschijnlijk automatisch acceptabel en realistisch maken, mooi meegenomen.
Het is heel belangrijk dat je tijdens het behalen van je doelen positieve feedback krijgt. Hoe je je doel formuleert is hierin erg belangrijk. Als het kan, stel ik voor om je doelen zo te formuleren dat de nadruk ligt op wekelijks voortgang maken en niet op ergens naartoe werken. Het dwingt je na te denken welke acties je moet doen om je doelen te behalen. Een tweetal voorbeelden kunnen helpen voor het begrip:
- Bijlopen met studie de hele periode VS Elke week 4 dagen van 9-17 aan alleen studie zitten (niet aan werk/commissie).
- [Tennis] Een service 5/10 keer goed slaan over twee maanden VS Elke week 30 minuten services oefenen.
Elke week een geluksmomentje helpt je om gemotiveerd te blijven. Dat is beter dan elke week beseffen dat je er nog niet bent. Je focust je op het blijven uitvoeren van de activiteiten die naar het uiteindelijke doel leiden.
Een bijkomend voordeel, het wordt nog makkelijker om je tijdsbesteding “realistisch” te toetsen. Inschatten of al je wekelijkse doelen in een week passen is makkelijker dit helpt bij prioriteren. En hiernaast voorkom je dat je onrealistische doelen stelt (wie zegt dat 5/10 keer een goede service slaan mogelijk is na twee maanden?).
Sommige doelen zijn niet als wekelijks doel op te schrijven. Denk aan ‘Komend kwartaal langsgaan bij de tandarts’ of ‘Een BBQ organiseren voor mijn vriendengroep’. Voor deze doelen kun je wel het SMART-principe gebruiken, of je belt direct de tandarts 😉
Nu heb je een lijst met meetbare doelen en kun je aan de slag! Maar wat nu als het toch allemaal niet blijkt te passen? Dan is het tijd om prioriteiten te stellen.
Prioriteiten stellen
Een bekende methode voor prioriteit bepalen is aan de hand van de eisenhower matrix, tevens bekend geworden door Steven Covey. Idealiter bestaat je takenpakket uit zoveel mogelijk belangrijke taken (plannen, impactvolle taken) en zo min mogelijk urgente taken (brandjes blussen).
De gedachte achter dit model is heel waardevol. Staat er iemand aan je bureau met een urgente taak, vraag je dan af: ‘Is dit belangrijk genoeg om waar ik mee bezig ben te laten vallen?’
Maar hoe bepaal je dit belang? Het kan onbelangrijk zijn voor jou en belangrijk zijn voor een ander. Daarentegen kan het voor jou wel weer belangrijk zijn om de ander te helpen, ongeacht de aard van de vraag. Ga echter niet te snel mee met de ander: Wees kritisch!
Bedenk je bij elke taak en elk doel of je er enthousiast van wordt. Je doet het voor jezelf! Welk doel geeft jou de meeste waarde? Vaak haal je 80% van je geluk uit 20% van je doelen/acties. Waar wordt je gelukkig van? Sta je voor keuzes:
- Bedenk je dat één op de vijf taken prioriteit moeten krijgen.
- Prioriteer door jezelf af te vragen: ‘Welk doel/welke taak creëert de meeste waarde voor mij?’
Bovenstaande punten zijn op elke tijdsschaal van toepassing. Het kan de reden zijn dat je soms inziet dat pauze prioriteit heeft. Op grotere schaal kun je hierdoor nee zeggen tegen grote projecten. Nogmaals: Wees kritisch!
Actie: Bedenk elke dag wat die dag het belangrijkste is. Deze taak is je ‘highlight’ en heeft prioriteit! Het kan ook iets persoonlijks zijn (met aandacht bij het diner zijn).
Evalueren: Staat de ladder nog goed?
Vraag je wekelijks af of de ladder nog tegen de goede muur staat. Doe je nog de juiste taken en werk je nog aan de juiste doelen? Zorg ervoor dat je in ieder geval wekelijks je (lijst met) doelen (en taken) naloopt.
Vraag je tijdens dit wekelijkse moment af voor elk doel of je misschien een actie op je actielijst moet zetten of iets moet inplannen. Ikzelf doe dit tijdens mijn wekelijks onderhoud en heb mijn doelen ook op een lijst staan. Maar onthoud, hoe je dit aanpakt is zeer persoonlijk. Vind je eigen manier, dit is van groot belang voor voldoening op korte én lange termijn.
Het is ook belangrijk om te beseffen dat prioriteiten continu veranderen. Doelen kunnen onhaalbaar worden door contextverandering (COVID-19) of door persoonlijke omstandigheden (stress, vermoeidheid of familieomstandigheden). Geef jezelf in deze gevallen ook de nodige ruimte en verplaats je doelen naar ‘ooit/misschien’. Doe je dit niet, dan zal dit sluimerende stress opleveren.
Wil je op structureel niveau doelen stellen, probeer dan een kwartaallijks onderhoud.
Actie: Zet een wekker van 30 minuten. Je gaat een half uur al je doelen en projecten opschrijven. Vertaal ze naar een wekelijks doel als het kan. Maak de stand op en prioriteer waar nodig.
Is er nog iets niet duidelijk of heb je andere vragen? Laat het me weten!
De gepresenteerde principes zijn gebaseerd op een aantal boeken over focus