Geüpload: 15/11/2021
Laatst aangepast: 15/11/2021
Leestijd: 10 minuten
Voordat ik dit artikel schreef, luisterde ik naar de Ben Tigchelaar podcast. Hij sprak met Rik Nijkamp, de co-auteur van het boek ‘Vergader jezelf gelukkig’. Hij vertelde dat uit enquêtes is gebleken dat 47% vergaderen de nummer één tijdsverspilling vinden en dat 73% tijdens vergaderingen iets anders doet. Zit je in een (online) vergadering met in totaal vier personen, dan zitten er gemiddeld twee met tegenzin en is er misschien maar één iemand aan het opletten. Waarschijnlijk degene die aan het woord is.
Maar gelukkig hoeft het allemaal niet zo deprimerend te zijn. Zorg voor relevante aanwezigen, een goede voorbereiding en structuur tijdens de vergadering.
Meld je af
Zowel de organiserende partij als de uitgenodigde partijen moeten zich afvragen of iedereen wel aanwezig hoeft te zijn. Leer allereerst de volgende alternatieven te herkennen voor jezelf:
- Heeft de vergadering waarde en ben je nodig –
- Wordt je er niet gelukkig van én ben je niet echt nodig – Meld je af.
- Maakt de vergadering je waarschijnlijk niet blij maar heb je wel een belangrijke informerende rol – Stuur de informatie op voorhand en zeg en zorg dat je tijdens de vergadering bereikbaar bent voor vragen.
- Wordt je er niet gelukkig van maar heb je voor een aantal punten een belangrijke rol? – Vraag of die punten op het begin kunnen en of je daarna weg kunt.
- Wordt je er gelukkig van maar heb je verder geen belang en rol. – Wees geen toerist en bescherm jezelf. Lees de notulen achteraf.
- Zijn er lange ‘update-puntjes’ waarbij het misschien handiger is om het op de mail te zetten vooraf?
Als je jezelf afmeldt, Geef dan duidelijk aan waarom je denkt dat het beter is. Leg uit dat je meer waarde hebt (voor het team) als je die tijd gebruikt om werk te verzetten. Geef ook aan dat de voorzitter je kan bellen als hij het er niet mee eens is.
Als voorzitter: Vraag je als organiserende partij voor elk punt af of iedereen nodig is. Misschien beter twee kleinere vergaderingen met subgroepjes?
Voorbereiding scheelt de helft
Uiteraard verloopt de vergadering het soepelst als iedereen eigen puntjes goed voorbereid. Print alvast overzichten uit of laat dit zien op het scherm.
Als voorzitter:
- Wijs agendapunt-verantwoordelijken aan (zet de namen achter het agendapunt). Zo leg je de voorbereiding bij degene die belang heeft bij de discussie. Je zou ook je ‘voorzittersbijl’ tijdelijk over kunnen geven.
- Visualiseer moeilijke discussies en bedenk mogelijke knelpunten. Zo kun je ze eerder herkennen en alvast bedenken hoe je hiermee om kunt gaan.
- Voer als nodig van tevoren 1-op-1 gesprekken met aanwezigen. Is hut nuttig de standpunten te verkennen of alvast met een deel op één lijn te zitten. Gebruik dit niet als een sluwe streek om je punt bij voorbaat door te dringen.
- Creëer vertrouwen bij de mensen in de vergadering. Ook buiten de vergaderingen om.
Tijdens de vergadering
Schets aan het begin van elke discussie het probleem en de randvoorwaarden. Dit maakt het makkelijker om direct aan te geven dat een oplossing niet voldoet aan een randvoorwaarde of dat het een ander probleem oplost.
Gebruik de LSD techniek. Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Concludeer agendapunten ook met een samenvatting. Zeg voor het samenvatten ‘verbeter me als ik het verkeerd heb begrepen’. Als niemand dit doet, weet je zeker dat je verder kunt.
Soms wordt de discussie eenzijdig en voel je aan dat er een andere mening is die niet uitgesproken wordt. Geef dan bewust het woord aan iemand die deze ‘tegenmening’ heeft. Zo breng je balans in de discussie. Iedereen voelt zich waarschijnlijk beter gehoord en je voorkomt dat de discussie aan het eind weer helemaal open wordt gebroken.
De vergadering is waarschijnlijk deel van een groter project. Eerdere tips zorgen voor een effectievere vergadering, zo snel en moeiteloos als mogelijk bij een uitkomst komen. Om het project zelf ook effectiever te laten verlopen is het belangrijk om duidelijke volgende acties te definiëren en toe te wijzen. Zo zet je ook stappen tussen vergaderingen in. Maak het liefst een apart overzicht van de actiepunten die je met de notulen opstuurt.
Verdere tips
- Plan vergaderingen in van 25 of 50 minuten in. Zo voorkom je back-to-back meetings.
- Vraag iedereen aan het begin of ze hun mail/mobiel wegdoen en volledige aandacht kunnen geven.
- Doe een check-in aan het begin waarbij iedereen kort uitlegt hoe ze zich voelen en eventueel waar ze mee bezig zijn. Om langdradigheid te voorkomen kun je dit staand doen.