Lees- en kijktijd: 30 minuten
Deze pagina kun je gebruiken tijdens het opzetten van je takenlijsten. Het kan ook leuk zijn om op een later moment deze pagina opnieuw door te nemen. Misschien krijg je dan weer nieuwe inspiratie.
Actielijsten en voorbeeld takenlijsten
Onderstaande video dient als herhaling van de 2-uurs training “Alles op een Rijtje”.
De indeling is:(00:00 introductie actielijsten; 3:12 schrijf behapbare acties op; 5:07 naamgeving actielijsten; 6:45 Trello voorbeeld)
Op het moment dat er niets in de agenda staat kijk je op deze actielijsten. Op de actielijsten zet je alle taken zonder deadline. Let erop dat je het als behapbare acties opschrijft. Je kunt slechts één actielijst gebruiken of je verdeelt hem in meerdere actielijsten. Een aantal voorbeelden hoe je het kunt verdelen zijn:
- Per rol/verantwoordelijkheden (vb: bestuursalgemeen – commissie X – persoonlijk -etc.)
- Vereiste energie/focus (vb: brak-normaal-focus)
- Duur (vb: kort-medium-lang)
- Prioriteit (vb: Hoog-middel-laag, of gebruik de eisenhowermatrix)
Hoe je de actielijsten noemt en de taken verdeeld is persoonlijk en verandert ook vaak. Schroom niet om de titels weer even om te gooien als het op de huidige manier niet goed werkt.
Extra lijsten
Onderstaande video dient als herhaling van de 2-uurs training van “Alles op een Rijtje”.
In de video leg ik vier extra lijsten uit die je mogelijk kunt gebruiken.
- Wachten op – Voor wanneer er een taak bij iemand anders ligt en je wilt dit niet vergeten. Bijvoorbeeld handig als je een bericht terug verwacht en op tijd wilt herinneren.
- Bespreken met – Een verzamelplaats voor alle updates, vragen en discussiepunten die je met met iemand of tijdens een vergadering wilt bespreken.
- Ooit/misschien – Voor het parkeren van al je ideeën zodat je creativiteit en enthousiasme niet verloren gaat.
- Doelen/projecten – Een overzicht van al je lopende doelen en projecten zodat je elke week kunt nagaan of je je tijd in de juiste dingen stopt.
Ik raad je aan deze extra lijsten alleen te gebruiken als je denkt dat het voor jou iets toevoegt. Begin zo simpel mogelijk, dan is implementeren makkelijker. Later kun je de takenlijsten altijd nog toevoegen.
Voor een voorbeeldtakenlijst: Zie de opzet van deze voorbeeldtrello.
Eerste stappen Trello aanmaken na de training
Wat is de basis als je voor het eerst online takenlijsten aanmaakt? Houd het simpel!
Online takenlijsten
In de volgende video ga ik in op de keuze tussen online en offline takenlijsten en geef ik drie voorbeelden van online programma’s die je kunt gebruiken.
Trello vs. Todoist
Ter illustratie van het verschil tussen Todoist en Trello.
Actie: Maak online/offline takenlijsten en definieer actielijsten waarop je al je taken ‘dumpt’. Herorganiseren doe je later.
Voor een voorbeeldtakenlijst: Zie de opzet van deze voorbeeldtrello.
Is er nog iets niet duidelijk of heb je andere vragen? Laat het me weten!
De takenlijsten zijn geïnspireerd op het boek Getting Things Done.