Lees- en kijktijd: 20 minuten
Wekelijks onderhoud introductie en voorbeeld
In de volgende video wordt een korte introductie gegeven voor het wekelijks onderhoud. In de tekst wordt dit nog verder toegelicht met een uitgebreider voorbeeld.
Onderstaande video is mogelijk een herhaling van een deel van de training “Alles op een Rijtje”.
De doelen van het wekelijks onderhoud zijn:
- Evalueren
- Vooruitkijken
- Herorganiseren
Zoals voor veel processen waarbij je vaker hetzelfde moet doen heb ik een checklist gemaakt. Ik zou het nu inmiddels ook zonder kunnen maar toch vind ik het fijn hem te gebruiken. Hieronder is mijn wekelijks onderhoud gegeven, de basisstappen zijn dikgedrukt.
- Afgeronde taken scannen (als mogelijk)
- Agenda afgelopen week scannen
- Boekje/aantekeningen nalopen
- Doelen/projectenlijst langslopen
- Is de balans goed? Komende week prioriteiten veranderen?
- Agenda aankomende twee weken scannen en aanvullen (reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd?)
- Mail-Postvak IN verwerken
- Andere digitale gesprekken verwerken (Whatsapp/teams)
- Actielijsten langslopen en evt. herordenen/bijwerken
- Wachten-op-, bespreken met- en ooit/misschienlijst bijwerken
- Inbox verwerken
Overal waar “scannen” staat, bedenk je of je iets vergeten bent op te schrijven. Ben je nog een taak vergeten op te schrijven? Hebben er een aantal afspraken nog follow-ups nodig? Je scant alles om deze “ingevingen” te triggeren en hiermee te voorkomen dat je iets vergeet. Dit is het “vangnet”-gedeelte van het wekelijks onderhoud.
Ik heb zelf ook een aantal wekelijkse taken die ik op de lijst heb staan. Ooit heb ik de fout gemaakt dat ik deze ook als deel van de checklist had. Doe dit niet! Zorg dat je enkel de drie eerdergenoemde doelen dient. Het resultaat was namelijk dat ik teveel opzag tegen het wekelijks onderhoud door deze extra taken. Nu voeg ik ze gewoon toe aan mijn takenlijsten tijdens het wekelijks onderhoud. Een aantal voorbeelden zijn:
- Op actielijst: Afschrijvingen afgelopen week checken
- Op actielijst: Uren declareren werk
- Op actielijst: Bed wassen
In de volgende video loop ik mijn eigen checklist langs, ter inspiratie en/of als voorbeeld.
Als je het wekelijks onderhoud doet en hiermee alles opvangt kun je alle open loops sluiten. Je schrijft alles uit je hoofd in een betrouwbaar systeem en houdt je hersencapaciteit over voor de leuke dingen in het leven.
En toen leefde je nog lang en gelukkig…
Actie: Stel je eigen wekelijks onderhoud checklist
Actie: Plan een terugkomende afspraak met jezelf in van 1 uur wanneer jij denkt dat je het liefst hieraan werkt
Ben jij visueel-auditief ingesteld? Kijk een extern filmpje over het wekelijks onderhoud!
Is er nog iets niet duidelijk of heb je andere vragen? Laat het me weten!
Het principe “wekelijks onderhoud” is gebaseerd op het boek Getting things done.