Geüpload: 10/02/2021
Laatst aangepast: 29/06/2023
Leestijd: 5 minuten
Toen ik in de kerstvakantie van mijn bestuursjaar in aanraking kwam met de methode van Getting Things Done, besloot ik het externe systeem in één keer te implementeren. Ik ben de laatste vrijdag van de kerstvakantie naar ons bestuurshok gegaan en daar heb ik een “grote schoonmaak” gedaan. Ik schreef alle losse eindjes uit mijn hoofd (parkeren) en verwerkte en organiseerde het vervolgens in mijn systeem (takenlijsten & agenda). Hierdoor begon ik het nieuwe kalenderjaar met een opgeruimd hoofd én een up-to-date en werkend systeem. Zie de grote schoonmaak als de grote broer van het wekelijks onderhoud.
De eerste stap was verzamelen: Alles wat nog aandacht vergde schreef ik op post-its en gooide ik op een stapel. Ook alle fysieke troep van mijn bureau gooide ik op deze stapel. Ik schreef twee uur lang alles uit mijn hoofd (mindsweep). Hiervoor heb ik het volgende gedaan:
- Alle openstaande en afgeronde todo’s langsgelopen.
- Mijn opschrijfboekje en notities nagelopen.
- Alles wat niet op de juiste plek stond, wat nog opgeruimd moest worden opgeschreven of op de stapel gelegd.
- Ik ben al mijn mail van augustus tot en met december door gaan kijken of er nog iets onder mijn aandacht kwam wat moest gebeuren.
- Alle commissies waar nog losse eindjes waren en projecten waar nog geen duidelijk vervolg voor was schreef ik op.
- Aan de hand van een triggerlijst heb ik alles uit mijn hoofd geschreven (zie knop hieronder).
Dit was het mindsweep-gedeelte. Daarna werd het echt leuk en mocht ik het gaan verwerken aan de hand van het leegdiagram. De meeste dingen konden naar mijn actielijsten en een deel ging naar de agenda. Sommige acties op de post-its deed ik direct vanwege de twee-minutenregel. Ook lukte het me, door de tijd en rust om naar mijn prioriteiten te kijken, om te bedenken welke taken ik kon vergeten of moest delegeren.
Doordat ik nog niet geoefend was in het proces en de twee-minutenregel duurde het ruim vier uur om alle 400 post-its te verwerken.
Na nog eens een tijdje mijn actielijsten te (her)organiseren was ik klaar. Ik had het heerlijke gevoel dat ik alle losse eindjes in het vizier had. Alles stond op mijn nieuwe externe harde schijf en ik genoot direct van de ruimte in mijn hoofd. Ik ben hierdoor nooit meer zo lusteloos mijn werkdagen door gegaan als sommige dagen voordat ik dit systeem implementeerde.
Als je er helemaal doorheen zit en het overzicht kwijt bent, kan je deze grote schoonmaak ook doen. Of juist als je het systeem in één keer goed wilt implementeren na de training. Het hoeft ook niet zo lang te duren als ik hierboven schets. Onthoud dat elk beetje mindsweep al helpt om meer ruimte te creëren in je hoofd. Het is één groot wekelijks onderhoud. Heerlijk 🙂